Si vous aimez vraiment faire les choses de manière compliquée, essayez d’organiser vous-même un événement complet. Nous préférons nous fier au vieil adage : « Plus de mains, moins de travail ».

En fait, quel que soit le nombre d’employés dont vous disposez, l’organisation d’un événement sera un défi (si c’est un bon événement). Néanmoins, en même temps, vous pouvez vraiment alléger la charge de travail en demandant l’aide de vos amis. Ou plus probablement vos employés.

Pour faire simple : il est souvent indispensable d’engager du personnel pour un événement.

Nous aimerions dire qu’il n’y a pas moyen de se tromper dans le choix du personnel pour un événement, mais cela n’est pas toujours vrai.

Nous vous recommandons d’y prêter attention. Utilisez ce guide pour vous aider à recruter du personnel pour votre événement, et vous serez sur la bonne voie pour organiser un événement réussi.

1. Quels sont les principaux rôles du personnel pour un événement ?

Déterminer les bonnes positions n’est pas toujours facile. Le rôle de l’employé affecte pratiquement tout le processus d’embauche. Avant de parler de la manière d’engager du personnel pour un événement, voici quelques rôles que vous devrez peut-être prendre en compte.

1. Travail sur le terrain

Ce sont les postes d’entrée de gamme que vos employés sur le terrain peuvent traiter :

2. La sécurité

Vous n’avez pas besoin d’engager toute une société de sécurité privée. Néanmoins, un peu d’aide pour mettre de l’ordre n’est pas de refus.

3. Les vendeurs

Les vendeurs sont souvent des tiers que vous invitez à l’événement. Néanmoins, vous pouvez également engager vos propres vendeurs pour gérer des stands spécifiques ou des attractions similaires.

4.Le marketing

Il n’est pas facile de percer dans le monde du marketing ! Vous devez faire appel à un professionnel pour gérer les campagnes de votre événement.

5. Logistique et planification

Que se passe-t-il le jour de l’événement, heure par heure ? Quel est le plan d’étage ? Que se passe-t-il si un artiste invité ne se présente pas à la dernière minute ? Plus l’événement est important, plus vous avez besoin de personnel d’organisation.

Conseil : il n’est pas inutile que votre personnel ait des compétences en matière de premiers secours. Vous pouvez également engager du personnel médical certifié.

6. Nourriture et divertissement

Qu’il s’agisse d’un événement alimentaire ou simplement d’un événement avec de la nourriture, vous devez embaucher des personnes pour occuper certains de ces postes. Et pendant que les participants mangent, pourquoi ne pas leur offrir un divertissement ?

  • Cuisine : à moins que vous ne prévoyiez d’engager un traiteur, la nourriture ne se prépare pas toute seule !
  • Serveurs : selon l’événement, vous pouvez avoir besoin de serveurs. Surtout si vous devez aller chercher la nourriture, les invités pourraient être dans une situation turbulente.
  • Accueillir et asseoir : si vous souhaitez accueillir des invités ou si vous avez prévu des places assises, une hôtesse peut apporter une touche agréable.
  • Présentateur : pour les événements structurés, les débats ou les événements axés sur la performance, un bon présentateur ou modérateur peut être idéal pour votre événement. Sinon, les artistes invités risquent de devoir monter sur scène en se présentant de manière maladroite.

2. Où trouver du personnel pour un événement ?

Si une annonce dans un journal a fonctionné pour vos grands-parents, alors elle fonctionnera pour vous.

Je plaisante. Vous pouvez utiliser le journal local si vous le souhaitez, mais pour engager du personnel pour l’événement, il est préférable d’utiliser l’internet.

Nous vous recommandons deux voies :

1. La méthode du bricolage

Les portails en ligne vous permettent de mettre la main à la pâte. De cette façon, vous pouvez effectuer la recherche manuellement en utilisant la plateforme numérique.

Vous pouvez également publier une annonce de « recherche d’emploi » sur un site. Le site simplifie le processus en attirant les utilisateurs qui sont à la recherche d’un emploi. Voici quelques sites pour vous aider à démarrer :

Si vous souhaitez vous engager dans le processus de recrutement de manière totalement autonome, voici comment procéder.

2. La délocalisation

Vous organisez un événement. Vous avez tellement de choses à faire que le simple fait de penser à devoir engager des gens de chez vous vous donne la nausée.

Il est tout à fait normal de confier le recrutement du personnel à des agences extérieures. De cette façon, vous pouvez laisser les entretiens être réalisés par des professionnels.

Les groupes spécialisés dans le secteur de l’événementiel peuvent vous aider à recruter du personnel pour un événement en utilisant des entretiens efficaces conçus pour trouver les meilleurs travailleurs.

Conseil : il existe certainement des agences de recrutement pour un événement qui disposent d’une longue liste de travailleurs expérimentés. Décrivez simplement vos besoins et ils vous présenteront les bons candidats.

3. Comment engager du personnel pour un événement ?

Si vous envisagez de recruter vous-même le personnel, ce n’est pas très différent du recrutement en général. Néanmoins, en cas d’événement, les postes de travail sont temporaires. De même, le personnel chargé d’un événement peut avoir besoin de compétences spécifiques, comme savoir comment tenir un stand ou assurer la sécurité d’un événement.

Voici un petit guide pratique pour recruter du personnel pour un événement.

1. Soyez descriptif

Vous devez rédiger la description du poste proposé, quel que soit le mode d’embauche. Il y a un art derrière tout ça, et c’est vraiment important.

Conseil : voici un modèle de description de poste pour un événement afin de vous donner une idée de ce à quoi elle doit ressembler.

2. Colloques

Il est temps de séparer le bon grain de l’ivraie !

Les entretiens sont un processus compliqué, même pour les emplois les plus simples. Tout est relatif aux questions. Voici quelques questions d’entretien avec le personnel pour un événement :

  • Pouvez-vous décrire votre expérience des événements ?
  • Qu’est-ce qui vous attire dans ce poste ?
  • Quelles sont vos forces et comment les utilisez-vous dans le domaine de l’événementiel ?
  • Comment prenez-vous des décisions urgentes ?
  • Comment gérez-vous les imprévus pendant les événements ?
  • Décrivez une occasion où l’on vous a demandé de faire quelque chose à laquelle vous n’étiez pas préparé. Comment l’avez-vous géré ?
  • Dans quels domaines de l’organisation d’événements devez-vous vous améliorer ou vous former davantage ?
  • En tant que participant, qu’est-ce qui, selon vous, rend un événement agréable ?
  • Qu’est-ce qui vous plaît dans le travail avec les organisateurs d’événements en particulier ?
  • Y a-t-il quelque chose qui vous empêche de travailler autant d’heures consécutives, le week-end, le soir ou à la dernière minute ?

Conseil : Vous avez trouvé un candidat qui vous plaît ? Les postes dans le domaine de l’événementiel sont uniques, mais gardez à l’esprit ces principes de base universels lorsque vous proposez un poste.

Préparez votre personnel

Les bons travailleurs peuvent faire de l’événement un succès ou non. Vous devez toujours faire attention à cela.