Fraude par les employés ? Ne concerne que l’autre …

Une question que tout propriétaire d’entreprise devrait se poser est de savoir s’il y a fraude de la part de ses employés.

Malheureusement, dans de nombreux cas, la réponse désagréable à cette question est « oui ».

En 2015, la fraude des employés s’est produite dans 51 entreprises allemandes. Cela signifie qu’une entreprise sur deux est touchée par ce type de fraude.

En un mot, si vous, cher lecteur, êtes un entrepreneur, alors nous avons un problème dans les affaires, statistiquement parlant.

Avant d’approfondir la question de la fraude d’entreprise, une première chose : on pense que cette clarification est très importante car la question de la fraude des employés est très volatile et peut facilement être mal comprise.

Notre attitude :

On croit en l’honnêteté de chaque employé ! Si les problèmes vont dans le sens de la fraude, c’est souvent par contrainte personnelle et non par pure malveillance.

Mais passons maintenant à notre message proprement dit, qui vise à aborder le problème de front et à présenter des solutions possibles.

Surtout, les petites et moyennes entreprises sous-estiment les dommages que peut causer une telle fraude.

La question se pose au préalable de savoir ce que l’on entend par fraude des employés et quels types de fraude il existe.

Quels sont les types de fraude ?

Il existe différents types de fraude à l’entrepreneur, dont voici quelques exemples (non exhaustifs) :

Dans les lignes qui suivent, on aimerait moins nous attacher à une définition juridiquement précise des termes et davantage attirer votre attention sur les types de préjudices subis par les employés.

Détournement de fonds et vol

Dans une entreprise, cela signifie qu’un employé vole un objet qui lui a été confié, que ce soit pour lui-même ou pour un autre.

Ce n’est pas seulement une question d’argent

Il convient de noter ici que cela ne concerne pas seulement les biens ou l’argent, mais aussi les actifs incorporels tels que les données des clients ou les informations confidentielles. Les normes punissables correspondantes dans le cas des biens immatériels ne sont donc pas le vol classique. Dans ce cas, il s’agit de normes spéciales telles que « l’espionnage de données » (article 202a StGB).

Un exemple est le détournement de fonds par le biais de faux paiements à des fournisseurs fictifs. Cela entraîne non seulement des dommages considérables, mais peut également avoir des conséquences pénales pour l’entreprise, car la comptabilité est ainsi manipulée.

Comme tout le monde, non ?

L’utilisation d’équipements professionnels à des fins privées relève également de cette catégorie de fraude. De nombreuses personnes ont déjà passé un appel téléphonique privé au travail ou imprimé rapidement quelque chose parce que l’imprimante à la maison ne fonctionne pas. Toutefois, peu d’entre eux sont conscients que cette démarche – si elle n’est pas convenue avec le patron – constitue déjà une forme de détournement de fonds.

Corruption

La corruption est définie comme la subornation ou la corruptibilité des employés. La corruption dans une entreprise se produit lorsqu’un employé reçoit de l’argent d’un tiers afin que ce dernier puisse en bénéficier. Quelques exemples peuvent aider à illustrer cette situation.

Un autre type de fraude est la déformation de la comptabilité. Les factures ou les bilans sont falsifiés par le service comptable et la situation financière de l’entreprise est ainsi présentée pire ou meilleure qu’elle ne l’est en réalité.

Déception

La tromperie sur la maladie est également un type de fraude. Selon une étude réalisée par Glassdoor, une personne sur dix simule une maladie une fois par an afin de rester à la maison. Les employés agissent ainsi parce qu’ils pensent qu’ils ont beaucoup travaillé et qu’ils méritent donc un jour de congé.

De nombreux employés pensent que ce n’est pas un problème parce que les autres le font aussi. Cependant, on oublie souvent que le fait de rendre les gens malades cause des dommages financiers tout aussi importants que le vol.

Questions de principe

Ce comportement n’est pas correct. Mais on peut se demander comment est la culture de l’éloge et de la reconnaissance dans une entreprise quand un tel comportement est affiché.

L’employeur doit non seulement verser le salaire pour les jours de maladie, mais aussi veiller à ce que le travail soit effectué ces jours-là. Par conséquent, son comportement nuit non seulement à l’employeur, mais aussi à ses collègues, qui doivent alors reprendre le travail.

Si tous les membres d’une entreprise ont cette attitude, le travail n’est pas fait. En outre, les clients ne peuvent pas être servis de manière adéquate, ce qui entraîne un grand préjudice pour l’entreprise.

Les raisons de la fraude

En règle générale, vos employés ne vous veulent pas de mal. Souvent, vous agissez en fonction d’une situation personnelle difficile. L’employé peut avoir des problèmes financiers dus à un niveau de vie trop élevé, ou bien avoir des problèmes de dépendance ou de jeu.

Mais il existe d’autres facteurs qui peuvent conduire au vol, comme la frustration, le stress ou le sentiment d’être sous-estimé pour son travail.

Tout le monde connaît le dicton « l’occasion fait le larron ». Cette sagesse s’applique également aux entreprises.

Pour empêcher ou contrôler cela, il existe des mécanismes de sécurité. En plus des inventaires réguliers des stocks, les employés pourraient, par exemple, être contrôlés lorsqu’ils quittent l’entreprise.

Lorsque ces mesures de contrôle sont absentes, les employés sont incités à voler car ils pensent qu’ils ne seront pas pris.

Bagatelles ?

Le vol n’est pas rare, surtout lorsqu’il s’agit de biens dont il n’est pas facile de retracer le moment et le lieu de leur disparition, ou lorsqu’il n’est pas immédiatement évident que certains manquent.

Les cadeaux promotionnels en sont un exemple. Ceux-ci sont en fait destinés au client. Cependant, il n’est pas trop difficile pour un employé qui y a accès d’en garder pour lui. Comme le client ne sait pas qu’il était censé recevoir un cadeau, il ne se plaindra même pas s’il n’en a pas reçu.

En outre, l’employé doit être considéré comme justifié pour commettre un tel acte.

Pression de la performance

Si l’employé se voit soumis à une pression trop forte pour être performant, il peut également considérer qu’un tel acte est justifié. Il estime qu’il est trop peu payé pour son travail. La force de ce type de justification chez une personne dépend de divers facteurs, tels que l’éducation et la personnalité.

Ces facteurs déterminent le potentiel de fraude de l’entreprise :

Plus la charge personnelle est importante, plus la possibilité de se faire prendre est faible et plus le potentiel de justification est grand, plus il est facile de réaliser une fraude.

abus de confiance

L’employé et l’employeur doivent remplir les obligations prévues dans le contrat de travail. L’employeur verse à l’employé un salaire mensuel pour le travail effectué par l’employé. En échange, l’employé est tenu de travailler avec diligence sur les tâches spécifiées. Ces devoirs sont les fondements de la relation de travail. En outre, tous deux ont d’autres devoirs à accomplir, appelés devoirs collatéraux. L’un de ces devoirs secondaires est le devoir de loyauté, qui stipule :

L’employé est tenu d’utiliser sa prestation de travail dans l’intérêt de l’employeur et de s’abstenir de tout ce qui pourrait nuire à cet intérêt. (Arbeitsrecht.org)

Base de la fraude des employés

Cela signifie que si un employé commet une fraude à l’encontre de l’entreprise, cette obligation fiduciaire est violée. Non seulement cela est violé, mais la base de la confiance entre l’employé et l’employeur est également gravement endommagée.

Si un employé est surpris en train de commettre un délit, tel qu’un vol, l’employeur doit faire face aux questions suivantes :

Que peut-on faire en tant qu’entrepreneur contre la fraude ?

Jusqu’à présent, nous avons examiné les différents types de fraude et leurs causes. Plusieurs questions se posent alors à l’entrepreneur. L’une de ces questions est de savoir ce que vous, en tant qu’entrepreneur, pouvez faire contre la fraude ou comment vous pouvez la prévenir.

En résumant ce qui a été dit ci-dessus, nous pouvons affirmer ce qui suit :

Il en résulte une structure pyramidale de mesures visant à prévenir la fraude et la mauvaise conduite des employés, ce que l’on appelle la pyramide de prévention.

Culture d’entreprise pour la prévention de la fraude

La base de toute prévention efficace de la fraude est une culture d’entreprise intacte. Elle doit être fondée sur la confiance mutuelle, le respect, la reconnaissance mutuelle, les éloges appropriés et la critique constructive à double voix. Une culture d’erreur positive a un grand impact sur l’honnêteté des employés.

Avec une culture d’entreprise cohérente et une atmosphère de travail agréable, vous réduisez sensiblement la tendance des employés à mal se comporter. De cette façon, vous privez aussi efficacement les employés de justifications supposées telles que « c’est mon droit », « je l’ai gagné », etc. Astuce ! Lisez notre article de fond sur le thème de l’empathie.

Prévention par des processus modernes

Une autre mesure préventive très efficace consiste à concevoir et à structurer des processus qui rendent les écarts de conduite beaucoup plus difficiles. Le presque célèbre principe des quatre yeux en est un exemple. La règle des deux hommes stipule que les processus importants ne peuvent être exécutés que par deux personnes. Un exemple typique est la remise d’une caisse. La personne qui remet l’argent compte l’argent, le note et signe un protocole de remise. La personne qui prend le relais compte immédiatement l’argent dans la caisse enregistreuse, note également le résultat sur le protocole et le signe comme la deuxième personne. Cela permet de s’assurer que l’argent est remis correctement.

Grâce à une gestion systématique des processus ainsi qu’à un processus de gestion des risques actualisé, vous pouvez mettre en place des structures que personne ne perçoit comme de la « surveillance », mais qui permettent tout de même d’endiguer efficacement la fraude et la mauvaise conduite des employés.

De quoi devez-vous tenir compte lorsque vous recrutez des employés ?

On va maintenant entrer dans un peu plus de détails au niveau des employés. Très peu d’employés se rendent à un entretien avec l’intention de tromper l’employeur d’une manière ou d’une autre. Cependant, il est plus facile pour les personnes qui mentent déjà lorsqu’elles sont embauchées de commettre une fraude, car elles le font déjà d’une certaine manière. Il faut donc rechercher les petites anomalies dès la réception de la demande.

Être vigilant lors du recrutement d’un poste vacant

En prêtant attention à ce genre de petites choses, vous pouvez écarter les candidats qui « étoffent » leur dossier de candidature. Il n’est pas dit qu’un tel candidat vous trompe vraiment, mais comme nous l’avons déjà décrit, il a un plus grand potentiel pour le faire.

Il existe également des indices de mensonge lors de l’entretien. Si quelqu’un parle normalement assez vite, il ralentira en mentant, mais si quelqu’un parle lentement, il accélérera en mentant. Vous devez également être attentif s’il y a beaucoup de contre questions ou de réponses hésitantes, surtout pour les questions simples. Mentir prend plus de temps et donc quelqu’un qui ment retarde sa réponse.

Vous ne devez pas toujours vous méfier de tous les candidats. Toutefois, si des divergences apparaissent lors de l’examen des documents, elles doivent être mentionnées au cours de l’entretien et la réaction du candidat doit être suivie de près. De cette façon, vous pouvez déjà sélectionner des employés dignes de confiance pendant le processus de candidature.

Reconnaître le signe

Vous ne pouvez pas toujours empêcher la fraude. Cependant, vous pouvez rechercher des signes qui suggèrent une fraude. Alors, à quoi ressemblent ces signes ?

Les signes de détournement de fonds, de corruption ou de fausse déclaration sont les suivants :

Différences d’inventaire :

Il y a des écarts d’inventaire dans toutes les entreprises. Ceux-ci ne doivent pas nécessairement être causés par le vol d’un employé. De telles différences peuvent également apparaître lorsque, par exemple, des matières premières qui se sont détériorées sont éliminées sans que personne n’en prenne note.

Ce cas ne devrait pas se produire trop souvent. Dans tous les cas, cependant, vous devez signaler à vos employés que cette élimination doit être notée. De cette façon, vous éviterez ce type d’erreur d’inventaire. Si, néanmoins, il y a régulièrement trop peu d’articles dans votre inventaire, c’est un indice de vol. Conseil. Si vous souhaitez obtenir plus d’informations sur le thème de l’inventaire, nous vous invitons également à lire notre article plus approfondi sur ce sujet, notamment sur les différences d’inventaire.

Irrégularités dans les comptes :

Si vous remarquez des entrées ou des montants inhabituels lors de l’audit ou du contrôle des factures, vous devez absolument les vérifier. Si les irrégularités sont plus fréquentes, vous devez absolument avoir une conversation personnelle avec l’employé responsable. Vous devez également prêter attention aux augmentations constantes des coûts des matières premières, même si les quantités restent les mêmes. Bien sûr, il pourrait s’agir d’augmentations de prix normales. En revanche, si un employé a passé des accords avec des fournisseurs, il peut s’agir d’un cas de corruption.

Le niveau de vie d’un employé est trop élevé :

Si un employé achète une quantité ostensiblement importante de vêtements coûteux ou une nouvelle voiture qu’il ne pourrait pas se permettre avec son salaire normal, cela doit attirer votre attention. Ne faites pas immédiatement pression sur cet employé et ne l’accusez pas de détournement de fonds. Après tout, l’employé peut avoir fait un héritage non planifié. Parlez plutôt aux collègues de cet employé ou à l’employé lui-même, vous obtiendrez ainsi des informations qui pourront vous aider à évaluer la situation.

Comportement inhabituel d’un employé :

Un changement dans le comportement d’un employé peut indiquer une situation personnelle difficile de sa part. Cet employé est-il plus irritable que d’habitude ou se dispute-t-il plus fréquemment avec ses collègues ? Si vous pouvez répondre « oui » à ces questions, vous devez absolument chercher à avoir une conversation sur la gestion des conflits avec cet employé. Cette conversation ne doit pas avoir pour seule raison que l’employé pourrait vous tromper, mais pour aider cet employé. Demandez-lui s’il a un problème et proposez-lui votre aide. Si l’employé ne répond pas, ou si ce problème de comportement se produit en même temps que d’autres indications mentionnées, vous devez garder un œil sur l’employé.

Conseils ou plaintes d’autres employés :

Prenez toujours au sérieux les conseils ou les plaintes des employés. De tels conseils peuvent, bien entendu, également découler de la rivalité entre employés. Si vous enquêtez sur les dénonciations, vous verrez rapidement si elles étaient justifiées. Si la plainte s’avère injustifiée, parlez à l’employé qui l’a formulée. Cela vous aidera à résoudre les problèmes internes entre les employés.

Signes de tromperie sur la maladie :

La fausse maladie de l’employé n’est pas facile à prouver. Cependant, les preuves circonstancielles de trucage sont plus faciles à attribuer. Absence fréquente du salarié pendant seulement 2 jours : Dans de nombreux cas, un salarié n’a pas besoin d’un certificat médical avant le 3e jour de maladie. Si un employé reste à la maison plusieurs fois par an pendant seulement deux jours sans se faire porter malade, cela peut indiquer qu’il simule une maladie. Parlez au comité d’entreprise d’un certificat médical obligatoire pour les employés. Un certificat doit être disponible dès le 1er jour de la maladie.

Nombre élevé de jours de maladie :

Si un employé a un grand nombre de jours de maladie, il faut déterminer si cet employé souffre peut-être d’une maladie chronique, ce qui serait une explication. Toutefois, si les congés de maladie surviennent fréquemment à l’approche des vacances ou même après ou avant celles-ci, n’oubliez pas d’avoir une conversation avec l’employé et demandez éventuellement un contrôle par le médecin de l’entreprise. Un contrôle inopiné est également un moyen de vérifier s’il existe une véritable maladie.

Toutes ces indications ne sont, bien entendu, que des indices et non des preuves de fraude. Toutefois, si plusieurs de ces signes sont présents, vous devez prêter une attention particulière aux indices et les suivre dans tous les cas. En outre, une conversation personnelle n’est jamais mauvaise, vous pourrez peut-être résoudre d’autres problèmes.

Autres mesures de prévention

Pour prévenir la fraude, il convient de mettre en place divers contrôles. Comme de nombreux vols ne sont commis que parce qu’une occasion se présente aux employés, il est logique de limiter ces occasions.

Un moyen de prévention utile est la formulation d’un code d’entreprise. Elle doit décrire exactement ce qui est autorisé et ce qui ne l’est pas. Par exemple, un cadeau reçu d’un client : si sa valeur est inférieure à 5 euros, il est permis de le garder pour soi. Toutefois, un cadeau dépassant cette valeur doit être réparti entre tous les collègues ou faire l’objet d’une tombola. En fixant de telles règles, on peut empêcher les employés de commettre des fraudes sans le savoir.

Répartition claire des tâches et des accès

Une solution pour éviter l’utilisation abusive des données des clients ou la fraude sur les factures consiste à ne donner les compétences et les mots de passe qu’aux employés qui en ont réellement besoin. Cela empêche les personnes non autorisées d’avoir accès aux données confidentielles. La gestion de l’architecture d’entreprise est une méthode permettant de garder la trace des choses.

Comme décrit ci-dessus, une conversation personnelle est utile non seulement pour résoudre les problèmes, mais aussi pour les traiter de manière préventive. De cette façon, vous vous assurez de prévenir le mécontentement des employés et de résoudre les problèmes immédiatement. C’est important car les employés mécontents sont plus enclins à tromper l’employeur.

Soupçon concret de fraude – que faire ?

Il existe de nombreuses façons de détecter la fraude. L’une des options est le contrôle aléatoire des sacs. Toutefois, il convient de noter ici que le comité d’entreprise doit donner son accord. S’il n’existe pas de comité d’entreprise, le salarié doit lui-même donner son accord (par exemple dans le contrat de travail).

La surveillance par un détective privé est également autorisée. La surveillance serait logique pour une personne soupçonnée de « rendre malade ».

Mesures dures et situation juridique

La vidéosurveillance est également possible. Toutefois, cela ne peut être utilisé que pour la prévention des vols et en aucun cas pour le contrôle des performances. Toutefois, cette mesure ne doit être utilisée qu’en dernier recours et uniquement en cas de suspicion directe. Ici, vous avez également besoin de l’accord du comité d’entreprise. En outre, conformément aux règles de protection des données, cela doit être signalé à la commission compétente.

Faire face à la fraude des employés

Si aucune de ces options ne permet de prouver qu’un employé trompe son employeur, il reste une autre option : interroger l’employé. Lors de l’interrogatoire d’un employé, ne fournissez qu’une chaise sans dossier pour l’entretien. Cela vous permettra de mieux interpréter le langage corporel de l’employé. À cette fin, il ne doit pas non plus y avoir de table entre les participants à la conversation. Si cette conversation ne donne pas non plus d’indices concrets, vous devez continuer à surveiller l’employé en utilisant les moyens décrits ci-dessus. Soit la suspicion est confirmée par ce biais, soit il s’avère que le salarié n’est pas à blâmer.

Quelle est la punition appropriée ?

Si un employé est reconnu coupable d’avoir commis une fraude, la question se pose de savoir quel type de sanction est approprié pour lui. En tout état de cause, il convient de noter que chaque cas doit être évalué individuellement.

Exemple pratique : sanctions en cas de fraude détectée

Sur la base de cet exemple, on peut voir que la façon dont on traite une fraude commise par ses employés dépend de plusieurs facteurs. Dans le cas du premier employé, il y avait des indications claires qu’il ne s’agissait pas de la première infraction, contrairement au cas de l’employé à long terme. En outre, le second employé travaillait pour l’entreprise depuis plus longtemps et n’avait pas encore été reconnu coupable de quoi que ce soit. Il jouit donc d’une plus grande confiance avec son patron, qui a toutefois été ébranlée par le vol. S’il devait commettre à nouveau un tel crime, il serait également renvoyé.

Pesée et décision au cas par cas :

Ce que cela signifie pour vous, en tant que propriétaire d’entreprise, c’est que vous devez réfléchir soigneusement à la manière de traiter chaque cas de fraude. Afin de mieux évaluer les sanctions appropriées dans ce cas, vous devriez considérer les points suivants :

C’est à vous de décider de la manière exacte dont vous traitez les cas individuels de fraude, mais les considérations ci-dessus peuvent peut-être vous aider dans votre décision.

Précaution, documentation et aspects juridiques

En cas de doute, vous devez également toujours respecter les dispositions légales relatives au droit de résiliation et les conditions contractuelles de votre résiliation. Dans ce cas, il est judicieux de demander l’avis d’un avocat spécialisé en droit du travail. Il sera en mesure de vous expliquer la situation juridique exacte et vous serez en sécurité si vous êtes licencié.

Conclusion sur la fraude des employés

L’affirmation « La confiance, c’est bien, le contrôle, c’est mieux » n’est certainement pas tout à fait d’actualité dans son acuité. Néanmoins, le sujet de la fraude des employés est explosif et doit être abordé ouvertement. Le contrôle ne doit plus être considéré dans le sens d’une surveillance, mais plutôt comme un ensemble de mesures préventives.

Dans toutes les entreprises, il convient d’accorder de l’importance à une culture d’entreprise cohérente avec des « règles du jeu » claires dans l’approche ascendante présentée. Il est tout aussi important de disposer de processus bien documentés et de prêter attention à la sélection des employés. Il est possible d’appliquer les mesures de prévention susmentionnées dans son entreprise sans être accusé de perte de confiance par les employés. En effet, la plupart des mesures de lutte contre la fraude peuvent être mises en œuvre relativement facilement.

Briser le silence et les inquiétudes

Le sujet de la fraude des employés est sensible et chargé d’émotion. L’étape suivante consiste à en parler avec un interlocuteur neutre et à discuter des différentes perspectives. Cela vous permet de ne pas réagir de manière excessive et de tirer avec des canons sur des moineaux, ni de capituler comme un « canard boiteux » devant le problème.