Depuis plusieurs années, dans le domaine des ressources humaines, on parle de stratégie d’ intégration et de kits d’intégration, des termes et des pratiques provenant d’entreprises américaines qui gagnent maintenant du terrain en Italie. Fondamentalement, en italien, il pourrait être traduit par « stratégie d’accueil », accompagné du kit relatif, et indique les méthodes par lesquelles les entreprises tentent d’accueillir les employés nouvellement embauchés pour qu’ils se sentent à l’aise dès le premier jour.

Voyons en détail de quoi il s’agit.

Qu’est-ce que la stratégie d’accueil ?

Les entreprises ont probablement commencé à peaufiner leurs stratégies d’accueil lorsqu’elles se sont rendu compte que de nombreux employés partaient dans l’année qui suivait leur embauche, comme le montrent plusieurs études sectorielles. Face à ces données, on s’est rendu compte qu’il fallait accorder plus d’attention et de suivi à l’arrivée de chaque nouvel employé dans l’entreprise.

Le premier jour sur un nouveau lieu de travail, une personne peut se sentir perdue et angoissée par la crainte de ne pas être à la hauteur des tâches qu’elle sera appelée à accomplir, par la peur de ne pas s’entendre avec ses collègues ou son patron, etc. Si le nouvel employé n’est pas suivi pendant la première période, il se peut qu’il se sente mal et qu’il se mette rapidement à la recherche d’un autre emploi. C’est pourquoi les responsables des ressources humaines ont compris qu’ils devaient s’efforcer de mettre le nouvel arrivant à l’aise dès son arrivée, afin de l’aider à s’installer et à se sentir immédiatement intégré à une équipe.

Plus précisément, la stratégie d’accueil d’une entreprise doit comprendre les éléments suivants :

  • Phase de préparation : les responsables RH doivent se préparer à accueillir le nouvel employé en préparant toute la documentation à l’avance, afin qu’il trouve tout prêt.
  • Pensez à une stratégie différente pour chaque personne : tout nouvel employé a droit à un accueil approprié, qui commence par une visite de tous les locaux de l’entreprise afin qu’il puisse immédiatement se repérer dans son nouveau lieu de travail et savoir où se trouve chaque bureau et quel type de travail il effectue ; cependant, selon son expérience antérieure et le rôle qu’il va occuper, il sera certainement accueilli différemment. Vous devez donc réfléchir à une nouvelle stratégie à chaque fois car, par exemple, un nouveau manager devra être présenté de manière appropriée à ses collègues du département qu’il va diriger, et certainement de manière différente à un autre employé.
  • Encouragez l’interaction sociale : à l’occasion de chaque nouvelle arrivée, essayez d’encourager l’interaction sociale afin que les collègues puissent se présenter au nouvel employé. Pour encourager l’interaction entre les employés, il est utile, par exemple, d’organiser des occasions conviviales, comme un déjeuner, un petit-déjeuner ou un brunch, au moins entre collègues de la même équipe que le nouvel arrivant.
  • Penser à l’avenir : la stratégie d’accueil ne s’arrête pas au premier jour. Les responsables RH doivent continuer à suivre le placement du nouvel employé jusqu’à ce qu’il soit pleinement intégré à l’équipe. Par exemple, au bout d’un certain temps, ils devraient demander un retour d’information sur ses progrès afin de vérifier s’il n’y a pas de problèmes critiques ; de même, il faut demander un retour d’information aux autres collègues de l’équipe afin de résoudre tout malentendu initial et d’éviter qu’il ne génère des problèmes plus importants.
  • Créer le kit d’accueil : chaque stratégie d’accueil s’accompagne désormais de plus en plus souvent du kit correspondant, c’est-à-dire d’un véritable équipement permettant au nouvel employé de se sentir immédiatement chez lui. Voyons de quoi il s’agit.

Qu’est-ce que le kit d’accueil ?

Dans un article précédent, on a parlé de l’identité de la marque et de l’importance qu’il y a désormais à « marquer » tout ce qui se trouve dans une entreprise, y compris les fournitures de bureau, afin de créer une identité d’entreprise reconnaissable. En fait, cette image positive de l’entreprise sert également à attirer de nouveaux talents et à susciter leur intérêt et leur désir de travailler dans cette entreprise, puis à les retenir une fois embauchés. Dans ce cas, on parle de l’image de marque de l’employeur.

Les stratégies d’accueil dont on a parlé jusqu’à présent font partie d’une stratégie encore plus large, celle qui vise les nouveaux employés potentiels. De ce point de vue, c’est pourquoi le symbole de toute stratégie d’accueil devient le kit d’intégration, composé de divers objets et documents qui seront utiles au nouvel employé dans son nouveau travail, mais aussi d’objets qui ont pour seul but de créer ou de renforcer une identité d’entreprise et de faire en sorte que les employés s’y reconnaissent.

Selon de nombreuses entreprises qui utilisent déjà ces techniques depuis un certain temps, le fait que le nouvel employé trouve un bureau bien organisé et bien rangé, équipé de tout le nécessaire pour son travail, personnalisé avec la marque de l’entreprise, contribue à ce qu’il se sente immédiatement chez lui, à l’aise, dans un environnement confortable dont il est appelé à faire partie. En plus de faire en sorte que le nouvel employé se sente tout de suite membre de la famille, l’entreprise sera certainement plus à même de donner une image professionnelle d’elle-même et de faire bonne impression à ses yeux : ce sont autant d’éléments qui contribuent au succès d’une entreprise et qui convainquent les talents de rester avec elle pendant longtemps.

En quoi consiste le kit d’accueil ?

Chaque entreprise personnalise généralement son kit d’accueil avec des objets qui ne sont pas vraiment des articles de bureau mais qui ont pour but de créer une identité d’entreprise forte, basée sur des valeurs tout aussi fortes, afin que les nouveaux embauchés puissent se reconnaître dès le départ : certaines fournissent par exemple à leurs employés un T-shirt ou un mug ou encore une bouteille, une balle anti-stress, ou même un vase avec une plante à poser sur leur bureau, tous objets personnalisés avec le logo de l’entreprise. Dans le secteur de l’alimentation et des boissons, en revanche, le kit est souvent composé de paniers de produits propres à l’entreprise.

Outre ces éléments à l’utilité plus symbolique, il existe des objets réellement indispensables dans tout kit de bienvenue qui se respecte et, en général, dans un bureau, à commencer, bien sûr, par le PC.

Comment réaliser le kit d’accueil ?

Pour créer les éléments qui composent le kit de bienvenue, il est nécessaire de se tourner vers des professionnels du secteur. En particulier, pour les produits d’impression et de bureau, il est nécessaire d’effectuer deux opérations : préparer le fichier graphique avec le logo de l’entreprise, puis procéder à la réalisation des produits. Pour la première phase, l’idéal est de contacter un graphiste professionnel pour pouvoir créer un logo efficace et, surtout, adapté à tous les produits que vous comptez créer.

Pour la seconde étape, en revanche, vous devez faire appel à des professionnels de l’impression, comme DoctaPrint : pour profiter d’un service rapide et de qualité et recevoir vos produits personnalisés en peu de temps, il vous suffit de télécharger votre fichier graphique et de commander vos impressions !

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